ทำไมต้องใช้ไฟล์ PDFสมมติว่าคุณสร้างจดหมายข่าวใน Microsoft Word และแชร์เป็นไฟล์ .docxซึ่งเป็นรูปแบบไฟล์เริ่มต้นสำหรับเอกสาร Word เว้นแต่ว่าทุกคนจะติดตั้ง Microsoft Word ไว้ในคอมพิวเตอร์ของพวกเขา ไม่มีการรับประกันว่าพวกเขาจะสามารถเปิดและดูจดหมายข่าวได้ และเนื่องจากเอกสาร Word มีไว้เพื่อแก้ไข จึงมีโอกาสที่รูปแบบและข้อความบางส่วนในเอกสารของคุณอาจเปลี่ยนไป ในทาง ตรงกันข้ามไฟล์  พีดีเอฟ มีไว้สำหรับการดูเป็นหลัก ไม่ใช่การแก้ไข เหตุผลหนึ่งที่ทำให้ PDF ได้รับความนิยมมากคือ PDF สามารถคงรูปแบบเอกสารไว้ได้ซึ่งทำให้แชร์ได้มากขึ้นและช่วยให้ดูเหมือนกันบนอุปกรณ์ทุกชนิด การแชร์จดหมายข่าวเป็นไฟล์ PDFจะช่วยให้ทุกคนสามารถดูได้ตามที่คุณต้องการ การเปิดไฟล์ PDF การเปิดและดูไฟล์ PDF ทำได้ค่อนข้างง่าย เว็บเบราว์เซอร์สมัยใหม่ส่วนใหญ่จะเปิดไฟล์ PDF โดยตรงในหน้าต่างเบราว์เซอร์ของคุณแทนที่จะดาวน์โหลดลงในคอมพิวเตอร์ของคุณ หากเบราว์เซอร์ของคุณไม่สามารถทำได้ ควรแจ้งให้คุณดาวน์โหลดไฟล์แทน ลองคลิกลิงก์นี้เพื่อดูวิธีการทำงานบนคอมพิวเตอร์ของคุณ หากคุณต้องการดูไฟล์ PDF เพียงครั้งเดียว โดยปกติแล้วการเปิดไฟล์ในเว็บเบราว์เซอร์จะง่ายที่สุด หากคุณต้องการเข้าถึง PDF ในภายหลัง คุณจะต้องบันทึกสำเนาลงในคอมพิวเตอร์ของคุณ ขั้นตอนนี้จะแตกต่างกันไปขึ้นอยู่กับเว็บเบราว์เซอร์ของคุณ แต่ในตัวอย่างด้านล่างปุ่มบันทึก PDFจะอยู่บริเวณมุมขวาบน